Om ervoor te zorgen dat onze leden veilig en onbezorgd kunnen sporten en om te voorkomen dat er zich ongewenste situaties voordoen, hanteert EHV een aannamebeleid voor trainers, coaches en andere vrijwilligers. Daarbij doorlopen we de volgende stappen:

• kennismakingsgesprek, 
• controle van referenties (bv eerdere sportverenigingen, register met tuchtuitspraken voor zeden in de sport), 
• aanvragen VOG (Verklaring Omtrent Gedrag), dit herhalen we elke 3 jaar,
• vrijwilliger wordt lid van de NHV, waarmee vrijwilliger onder het tuchtrecht van de NHV valt,
• bekend maken met de omgangs- en gedragsregels,
• bewustwordingssessies.

Indien er geen VOG is, kan iemand geen vrijwilliger bij EHV worden.

Binnen EHV hanteren wij het ‘vierogenprincipe'. Dit houdt in dat er in de kleedkamer altijd minimaal twee volwassenen aanwezig zijn. Als dit niet lukt, dan mogen er geen volwassenen in de kleedkamer zijn. Dit geldt voor alle jeugdteams. Voor de E en F jeugd geld dat er twee volwassenen tijdens het gehele verbljif van de kinderen in de kleedkamer blijven. Deze afspraak geldt ook bij teambesprekingen voor of na de wedstrijd en bij individuele gesprekken tussen bijvoorbeeld de trainer en speler.

Ondanks dat mobiele telefoons privébezit zijn en niet door EHV gecontroleerd worden, wijzen wij erop dat het gebruik van mobiele telefoons in kleedkamers absoluut niet toegestaan is. Dit vooral vanwege eventuele (foto-, video- of audio-) opnamen die gemaakt zouden kunnen worden die de privacy van iemand zouden kunnen schenden. Om het duidelijk en helder te houden, geldt bij EHV simpelweg een totaalverbod in de kleedkamers. Daarbuiten geldt dat foto’s en video opnames enkel gemaakt mogen worden met toestemming van de betrokken personen en binnen geldige regelgeving. Voor de volledigheid attenderen wij eenieder op het feit dat het zonder toestemming maken en verspreiden van beeldmateriaal verregaande (ongewenste) gevolgen kan hebben en in bepaalde gevallen zelfs als (ernstig) strafbaar feit kan worden gezien.

Sociale media zijn niet meer weg te denken uit de huidige samenleving, maar vanwege het veelal openbare karakter van dergelijke platforms vraagt EHV haar leden en anderszins bij de vereniging betrokken personen (bijvoorbeeld ouders) na te denken over het taalgebruik. Schelden en pesten doen we niet binnen de vereniging en dat geldt ook voor sociale media. Afgezien van het feit dat dit simpelweg onnodig en onsportief is, kunnen personen hier wel degelijk ernstig door gekwetst worden. Dit kan dan weer leiden tot afbreuk aan het imago van onze vereniging en in het ernstigste geval zelfs tot escalaties en fysiek geweld. Ook al kan en zal EHV niet alle sociale media kanalen in de gaten houden of ingrijpen op iemands persoonlijke account, we stimuleren wel dat men elkaar (in persoon) aanspreekt op, dan wel melding maakt van, kwetsende content. Het zonder toestemming verspreiden van beeldmateriaal via sociale media is bovendien niet gewenst en in bepaalde gevallen zelfs strafbaar.